Dokumentation

BAVOKO Projektmanager


Der BAVOKO Projektmanager soll Ihnen und Ihren Team-Kollegen die Planung und Umsetzung Ihrer Medienprojekte erheblich erleichtern. Wie das funktioniert? Ganz einfach!
Im kostenlosen Projektmanagement-Tool von BAVOKO haben Sie die Möglichkeit, Ihre Meilensteine und Tasks detailliert zu verwalten, den Projektfortschritt zu überwachen, mit Ihrem Team zu kommunizieren und über unser speziell entwickeltes Feedback-System Bild-, Audio- und Video-Dateien, sowie andere Dokumente direkt zu bewerten und zu kommentieren – und zwar im gleichen System!

Kostenlos für alle – Einfache Registrierung reicht aus!
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Projekte


Unter dem Menüpunkt Projekte finden Sie in der Projektübersicht eine Liste aller Projekte, an denen Sie zur Zeit mitarbeiten. Hier können Sie neben dem jeweiligen Startdatum und der Deadline außerdem den Projektfortschritt und -Status einsehen.
Außerdem können Sie hier ebenfalls beliebig viele neue Projekte erstellen.
Übrigens: Nach einer Übereinkunft auf der Vermittlungsplattform von BAVOKO wird für Auftraggeber und Auftragnehmer automatisch ein Projekt erstellt!

Ein Mausklick auf eines Ihrer Projekte öffnet den Projektüberblick. Hier können Sie den Projektfortschritt in einem anschaulichen Kreisdiagramm nachvollziehen, die neuesten Aktivitäten innerhalb der Arbeitsgruppe verfolgen, sowie mit wenigen Klicks neue Mitglieder über deren Email-Adresse oder aus Ihrer Kontaktliste zum Projekt hinzufügen.

Meilensteine und Aufgaben


Im Folgereiter Task-Board können Sie die einzelnen Meilensteine, Tasks und Subtasks innerhalb Ihrer Projektgruppe in verschiedenen Ansichten verwalten und den Mitgliedern zuordnen.
Hier lassen sich mit wenigen Mausklicks Meilensteine hinzufügen, in denen dann wiederum verschiedene Aufgaben erstellt und verwaltet werden können. Ein Meilenstein spiegelt dabei immer den Gesamtfortschritt der darin liegenden Aufgaben wider. Im Gantt-Chart sehen Sie dann alle Meilensteine und Aufgaben in einer kalendarischen Übersicht.

Nach dem Hinzufügen einer Aufgabe können Sie im Fenster Aufgabe bearbeiten nun ein Start- & Enddatum, sowie einen Titel und eine Beschreibung für die Aufgabe festlegen. Außerdem können Sie jeder Aufgabe hier einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen, Dateien anheften, Kommentare posten, die Aktivität innerhalb der Aufgabe nachvollziehen und Subtasks erstellen.
Die einzelnen Subtasks lassen sich genau wie normale Tasks bearbeiten und werden mit Ihrem Fortschritt, Start- und Endzeit genau wie im Meilensteinsystem innerhalb der Aufgabe zusammengefasst.

Aufgaben-Ansichten


Ihnen stehen innerhalb Ihrer Projekte im BAVOKO Projektmanager-Tool zwei verschiedene, praktische Aufgaben-Ansichten zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie jederzeit den Überblick behalten, wer gerade an welcher Aufgabe in Ihrem Projekt arbeitet und wie deren Fortschritte sind.

Task-Board

Im Task-Board sehen Sie alle Meilensteine Ihres Projekts in eigenen Spalten nebeneinander. Die einzelnen Aufgaben werden unterhalb der Meilensteine aufgelistet und enthalten die besonders relevanten Informationen wie den Aufgabentitel, Start- & Enddatum und den Aufgabenstatus. Den erkennen Sie an der Farbe des Streifens am linken Rand der Aufgabenbox. Sehen Sie in der oberen rechte Ecke eines Aufgabenfeldes eine rote Markierung, bedeutet das, dass hier eine oder mehrere abgelegte Dateien auf Feedback warten. Diese Aufgabenfelder lassen sich – vergleichbar mit Klebezetteln auf einem Whiteboard – per Drag&Drop ganz einfach umsortieren oder auch flexibel einem anderen Meilenstein zuordnen.
Das funktioniert auch mit kompletten Meilenstein-Spalten, indem Sie mit dem Coursor auf die Titelzeile der Aufgabe bzw. des Meilensteins klicken und mit gedrückter Maustaste den Block dort hinziehen, wo Sie Ihn gerne hätten.
Um eine Aufgabe bearbeiten zu können, genügt ein Klick auf den Aufgabentitel.

Gantt

In der Gantt-Ansicht finden Sie alle Meilensteine und Aufgaben, eingetragen in eine kalendarische Übersicht. Hier lassen sich besonders gut die verschiedenen Deadlines und Fortschritte erkennen.
Über den Filter “Gruppiert nach” können Sie die Ansicht nach Meilensteinen oder Projektmitgliedern sortieren lassen.
Tipp: Geben Sie für alle Aufgaben ein Start- und Enddatum an, um die Gantt-Ansicht richtig nutzen zu können.

Dateien


Unter dem Menüpunkt Dateien finden Sie eine Liste aller Dateien, die von oder mit Ihnen geteilt wurden. Diese sind nach Ihre Dateien – also Dateien, die Sie selbst hochgeladen haben – Projektdateien – sortiert nach den Projekten, zu denen sie gehören – und Nutzer – Ihr Datenverkehr, sortiert nach den jeweiligen Kontakten.
Hier können Sie außerdem bis zu 500 MB Dateien pro Account ablegen.

Feedback


Eine Schlüsselfunktion im BAVOKO Projektmanagement-Tool ist das integrierte Feedback-System für Audio-, Video- und Bild-Datein, sowie andere Dokumente, mit dem wir Ihnen die zeitaufwändigen Revisionsprozesse einfacher gestalten möchten. Dieses Feedback-System ermöglicht es Ihnen, innerhalb Ihrer Projektgruppe und ohne zusätzliche Tools oder Plugins die verschiedenen Dateien schon im Bearbeitungsprozess mit wenigen Klicks kommentieren und bewerten zu können.
Die geteilten Medien können dafür per Mausklick an einer bestimmten Stelle markiert und mit einem Kommentar versehen werden.

Damit zu einer Datei Feedback abgegeben werden kann, muss beim Upload der Datei die Option Feedback aktivieren angehakt, sowie mindestens ein Reviewer aus Ihrer Kontaktliste ausgewählt sein. Den Dateiupload können Sie entweder innerhalb eines Projektes oder im Menü unter Dateien über die Option Datei hinzufügen beginnen. Jeder der als Reviewer markierten Kontakte wird im Anschluss automatisch benachrichtigt.

Um selbst ein Feedback über eine Datei abgeben zu können (insofern Sie als Reviewer eingetragen sind) genügt ein Klick auf die jeweilige Projektdatei, um das Feedback-System zu öffnen. Wenn es Dateien gibt, für die Sie noch ein Feedback abgeben sollen, finden Sie außerdem im Taskboard in der oberen rechten Ecke der Aufgabenfelder einen roten Hinweis. Die Zahl gibt an, wie viele Feedbacks innerhalb dieser Aufgabe noch offen sind.

Wollen Sie beispielsweise ein Feedback zu einem Video abgeben, klicken Sie einfach an die Stelle im Video, die sie kommentieren möchten. Das Video stoppt dann an dieser Stelle, die Position Ihres Mauszeigers wird markiert und Sie können sofort Ihren Kommentar verfassen. Dieser wird automatisch als neuer Task erstellt werden. Mit dem Play-Button geht’s dann weiter.
Über die Funktion Neue Version anfordern können Sie Ihren Kollegen signalisieren, dass die Datei kommentiert wurde und nun überarbeitet werden kann.

Wurde zu einer Datei bereits ein Feedback abgegeben und die Datei daraufhin aktualisiert, kann über die Option Versionen → Version hinzufügen das überarbeitete Material hochladen. Bei der angezeigten Version handelt es sich dabei stets um die aktuellste, die älteren lassen sich ebenfalls über das Versionen-Menü durchbrowsen.

Sie können außerdem nicht nur von Ihren Kontakten Feedback einholen, sondern auch sogenannte öffentliche Feedbacks. Dazu können Sie innerhalb unseres Projektmanagers einen Link erstellen und diesen über Social Media teilen oder per Mail versenden. Auf diese Weise kann jeder Ihrer Freunde von jedem Endgerät aus Ihre Videos, Bilder, Tonaufnahmen und Dokumente direkt bewerten und kommentieren.

Dashboard


Das Dashboard bildet sozusagen Ihre persönliche Startseite im Projektmanagement-Tool von BAVOKO. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen und Neuigkeiten bezüglich Ihrer aktiven Projekte und Aufgaben auf einen Blick.

Termine


Unter dem Menüpunkt Termine finden Sie alle wichtigen Terminvereinbarungen Ihrer Projektgruppen, die für Sie relevant sind.

In der Kalender-Ansicht finden Sie Ihre Termine übersichtlich auf dem aktuellen Kalenderblatt. Um Detailliertere Informationen über die einzelnen Termine abrufen zu können, genügt ein Mausklick auf das jeweilige Kalenderfeld.

In dieser Ansicht können Sie über die Schaltfläche Termin hinzufügen auch für sich selbst und Ihre Kontakte Termine erstellen. Hier können Sie neben Start- und Endzeit und dem Ort auch eine kurze Beschreibung hinterlegen.

Unter dem Menüpunkt Beratungstermine finden Sie – wenn Sie als Freelancer registriert sind – alle Beratungstermine, die abhängig von einem BAVOKO Filmprojekt vereinbart wurden.

Nachrichten


Der Menüpunkt Nachrichten bringt Sie direkt zu unserem integrierten Messaging-System. Hier können Sie jederzeit mit Ihren Projektmitgliedern und Leuten aus Ihrer Kontaktliste in Verbindung treten um offene Fragen zu klären, Details zu besprechen oder Dateien auszutauschen.

Kontakte


Am rechten Bildschirmrand finden Sie Ihre Kontaktliste. Hier können Sie ganz leicht per Email neue Kontakte hinzufügen. Über die Icons Ihrer Kontakte können Sie nun eine Textunterhaltung beginnen, den Kontakt zu einem Ihrer Projekte einladen, oder ihn wieder entfernen.